出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークやフリーアドレス制の定着に伴い、オフィスのワークスペースを効率的に運用するための「座席・会議室管理システム」を導入する企業が増えています。
しかし、システムの操作性や機能、コスト面ばかりに目が向き、全社員の出社・位置情報データや社内ネットワーク接続に伴う「セキュリティリスクやプライバシー保護」の検討が後回しになってはいないでしょうか。
本記事では、情報システム部門や総務部門の担当者様に向けて、座席・会議室管理システムの選定時にチェックすべき5つのセキュリティポイントと、セキュリティ対策が不可欠な理由を解説します。
出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークやフリーアドレス制を導入する企業が増加する中で、日々の出社率の変動に応じたオフィススペースの有効活用や、不要な固定費・運用コストの適正化が求められており、オフィスのワークスペース最適化が急務となっています。しかし、運用の現場ではさまざまな課題が発生しています。
フリーアドレスを導入したものの、座席や会議室が予約されているのに実際には誰も使っていない（空予約）問題や、リアルタイムな空き状況が把握しづらいといった問題が頻発しています。これらの無駄は業務効率を低下させるだけでなく、オフィス面積の過剰保有による不要なコスト増加にも直結します。
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こうした課題を解決するために「座席・会議室管理システム」の導入が検討されますが、利便性や価格ばかりに目が向き、「セキュリティ要件」や「従業員のプライバシー保護」の検討が後回しにされるケースが少なくありません。
システムの導入によって社内ネットワークやグループウェアと接続する機会が増えるため、情報システム・IT部門や総務部門においては、強固なセキュリティ対策の確認が不可欠です。
座席や会議室の管理システム選定において、セキュリティ対策とプライバシー配慮は「後付けできない最優先の評価軸」です。
座席管理システムは、全従業員の出社状況・社内での位置情報・会議のスケジュールや参加者情報など、企業の機密性の高い行動データおよび個人情報を取り扱うためです。セキュリティに欠陥がある場合、不正アクセスによる社内情報の漏洩や、過度な個人追跡による従業員の心理的抵抗・エンゲージメント低下を招く恐れがあります。
例えば、グループウェア（Microsoft 365やGoogle Workspace等）と連携するシステムでシングルサインオン（SSO）や通信の暗号化が不十分な場合、第三者による不正ログインや盗聴のリスクが生じます。
また、位置情報ビーコンを活用して同僚を探す機能において、行動履歴が不必要にサーバーへ記録されたり、お手洗いやオフィス外の行動までトラッキングされる仕様になっていると、プライバシー侵害の面でも大きな社内問題に発展してしまいます。
したがって、業務利便性を高める機能（空き状況の可視化や予約自動キャンセル等）を備えつつも、データ暗号化・認証基盤・プライバシー配慮が徹底されたシステムを選ぶことが、失敗しないシステム導入の条件となります。
座席・会議室管理システムを検討・比較する際には、以下の5つのチェックポイントを必ず確認しましょう。
| 確認項目 | チェック内容のポイント | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| ① 認証機能 | SSO（OpenID Connect等）や二要素認証（PINコード等）に対応しているか | 不正ログインやなりすましを防止 |
| ② データ暗号化 | 通信経路および保管データの双方で暗号化処理が行われているか | 盗聴やデータ改ざんリスクを排除 |
| ③ プライバシー配慮 | 個人追跡（トラッキング）を行わず、匿名での稼働データ取得が可能か | 従業員が安心して利用できる環境を提供 |
| ④ 外部連携の安全性 | Microsoft 365/Google Workspace等の権限管理・自動同期に対応しているか | ユーザーID管理の煩雑化や漏れを防止 |
| ⑤ 機器の監視・運用体制 | 設置したセンサーやサイネージの死活監視・障害検知が定期的に行われているか | システム停止や誤動作による業務中断を防ぐ |
企業で導入済みのOpenID Connect対応SSOサービスと連携できるシステムであれば、ID/パスワードの重複管理を避け、社内のセキュリティポリシーを一元適用できます。社外アクセス時にはメールによるPINコード送信などの二要素認証を備えているかも重要です。
センサーやアプリ、クラウドサーバー間での通信、ならびにデータベース上に保管される利用履歴データがすべて暗号化処理されているかを確認します。
座席や会議室の利用状況を計測する際、カメラ画像や個人の継続的な移動履歴を追跡する仕組みは、従業員に不快感を与えます。人感センサーによる匿名の在席検知や、本人の許可に基づいた位置情報共有など、プライバシーファーストな設計が求められます。
Microsoft 365やGoogle Workspaceのカレンダー機能とシームレスに同期し、退職者のアカウント無効化などが自動で反映される仕様になっていると、アカウント管理の不備による情報漏洩リスクを防げます。
オフィス内に設置する人感センサーやルームパネル、サイネージ端末などのハードウェアが正常に稼働しているかをクラウド側から定期監視（死活監視）する体制があるかどうかも、安定運用における評価ポイントです。
ソニーネットワークコミュニケーションズが提供する「Nimway（ニムウェイ）」は、優れたUI/UXによる直感的な座席・会議室予約機能と、高度なセキュリティ基盤を兼ね備えたオフィスソリューションです。
Nimwayは、デスク裏や会議室の天井に設置する「人感センサー」により、着席・離席を自動検知します。
操作不要の自動反映
QRコード読み取りやビーコンタッチ等の手動操作が不要で、利用率データを精度高く収集できます。
完全に匿名化されたデータ収集
人感センサーが取得するのは「人がいるかいないか（在席/不在）」という匿名情報のみです。カメラによる画像撮影や個人の追跡を行わないため、プライバシーを完全に守ります。
空予約の自動キャンセル
予約時間から一定時間が経過してもセンサーが利用を検知しない場合、自動で予約をキャンセルして開放します。
IT部門が求めるセキュリティ要件をクリアする機能を標準で備えています。
SSO（シングルサインオン）連携
OpenID Connectに対応し、既存の認証基盤を利用可能。
接続実績：Microsoft Azure、Okta、Ping Identity
二要素認証
会社メールアドレスへのPINコード送信によるセキュリティ認証。
全データの暗号化
通信およびクラウド上の保管データはすべて暗号化処理を実施。
機器の死活監視
設置機器の状態に問題がないかを定期的に自動監視。
ユーザー管理自動化
お使いのオフィスツールからユーザーの存在確認を自動実行。
フリーアドレスで同僚を探す「居場所検索機能」においても、プライバシーへの配慮が行き届いています。本人の同意・許可制：初回ログイン時のプライバシーポリシー同意に加え、相手が許可した場合にのみ位置情報が表示されます。
行動履歴の未保持
位置特定用ビーコンで取得した位置情報がサーバーに保管され、個人の行動履歴としてトラッキングされることはありません。
プライベート空間の除外
お手洗いやオフィス外などの位置情報は決して取得されません。
インフラ企業である欧州のオーレスンドクラフト社（Öresundskraft）では、「社会的に重要な役割を担う企業としてセキュリティと安全性を最優先する」という方針のもと、ソフトウェア・ハードウェアの一括管理と信頼性の高いセキュリティ要件を満たすソリューションとしてNimwayが選定・導入されました。
また、国内でもソニーグループやセガサミーホールディングスをはじめとする大手企業で採用され、定量データに基づくオフィス改善と安心・安全な運用を実現しています。
オフィスの見直し、新しい働き方への対応をサポートするスマートオフィスソリューション「Nimway」のサービスについてまとめた資料です。
フリーアドレスやハイブリッドワークの定着に向け、座席・会議室管理システムはオフィスの生産性を引き上げる強力なツールです。
しかし、運用を成功させるためには、利便性やコストだけでなく、「SSO認証や暗号化などのセキュリティ性能」と「従業員が安心して使えるプライバシー保護設計」を兼ね備えたシステムを選ぶことが不可欠です。
ソニーのスマートオフィスソリューション「Nimway」では、人感センサーによる匿名データ収集、SSO・暗号化対応の堅牢なセキュリティ、直感的な操作性によって、総務・IT部門と現場社員の双方が満足するオフィス環境構築をサポートします。
ワークスペース管理やデータ分析を可能にするスマートオフィスソリューション「Nimway」を提供するとともに、フリーアドレスやABWを導入する企業のオフィス環境構築を支援。これからオフィス環境の変革を検討したい企業様に向けて、その経験やノウハウを公開していきます。