「会議室が足りない」「予約が取れない」という社員からの不満の原因は、予約されているにもかかわらず利用されていない「空予約」やヒューマンエラーによる「ダブルブッキング」であることも少なくありません。
この空予約やダブルブッキングによる会議室の稼働率の低下が、業務効率向上を妨げる大きな課題となっています。
本記事では、総務部門やオフィス管理の担当者様向けに、空予約が発生する原因を解説し、ルール策定などの運用改善から、根本解決に役立つ会議室予約システムを導入しての解決策まで詳しく解説します。
オフィスで会議室不足が深刻化していると感じる場合、まず疑うべきは空予約の常態化です。空予約とは、会議室の予約がカレンダーに入っているにもかかわらず、実際には利用されていない状態を指します。
この空予約によって会議室の利用実態とかけ離れた低い稼働率を招き、「会議室が不足している」という誤った認識を生み出します。
空予約が発生する主な原因は以下の通りです。
会議の中止や日程・場所の変更があったにもかかわらず、予約のキャンセル忘れが発生するケース。
とりあえず会議室を「仮予約」しておき、必要なくなっても解除を忘れるケース。
予定より早く会議が終わったにもかかわらず、終了操作がされないケース。
これらの状況を放置すると、稼働率の正確な把握ができなくなり、不必要な設備投資（会議室増設など）の判断ミスにつながるほか、予約が取れないことによる社員のストレスも増え、業務効率の低下にも繋がりかねません。
空予約の問題は、単に「会議室が使えない」という不便さだけに留まらず、企業にとって無視できないコストの問題、つまりオフィススペースの無駄遣いに直結します。
特に固定費として多くを占める賃料を看過することはできません。予約で埋まっているにもかかわらず使用されていない会議室は、賃料という形で無駄遣いを生み出していることになります。
例えば、10部屋中2部屋で空予約が常態化している場合、実質的に賃料の20%が無駄になっているとも考えられます。
また、空予約による「会議室不足」の錯覚は、総務部門に不必要な設備投資の検討を促し、本来必要のない会議室の増設や改修といった追加コストを発生させるリスクがあります。
担当者としては、この空予約を解消することが、コスト削減策の一つであることを理解することも重要です。
空予約を解消するために、まずは社内ルールの見直しと運用を徹底することで空予約を削減することができます。総務部門が主導し、全社的に取り組むことが重要です。
これらの運用改善はすぐに実行できるメリットがありますが、利用者の意識に依存するため、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーを完全に防ぐには限界があります。
空予約の根本的な問題は、人の手による管理や予約キャンセル忘れにあります。これを解消する最も確実な方法は、会議室予約システム（会議室管理システム）の導入です。
空予約の防止に特に重要な機能は、「自動キャンセル」と「チェックイン機能」です。
| 機能名 | 概要 | 空予約解消への効果 |
|---|---|---|
| 自動キャンセル | 予約時刻になっても、会議室前のタブレット端末や専用システムで 「チェックイン」がされない場合に、予約を自動でキャンセルし、 会議室を解放する機能。 |
予約放置を物理的に防ぎ、稼働率を向上させる。 |
| チェックイン機能 | 利用開始時に入室者が操作（ボタンを押す、QRコードをかざす、など） または、自動チェックインを行うことで、 利用開始を確定させる機能。 |
実際の利用の有無を正確に把握し、空予約を防止する。 |
会議室管理システムでは、Microsoft 365 連携やGoogle Workspace 連携といった、既存のグループウェアとの連携に対応するシステムもあります。
当社が提供するNimwayでは、これらの自動キャンセル機能やチェックイン機能で空予約の解消ができるだけでなく、センサーによる自動入退室管理で正確な利用状況を計測できるため、精度の高いデータ分析で高い費用対効果を発揮します。
※下記のホワイトペーパーでは、よくあるオフィス課題とNimwayで
解決できることをまとめていますので、ぜひダウンロードの上ご覧ください。
https://nimway.sonynetwork.co.jp/form/form_nimway_wp_do/
ツール比較を行う際は、費用対効果だけでなく、操作の簡便さや、利用データ分析機能の有無も確認しましょう。
会議室予約システムの導入は、空予約の解消だけに留まらず、総務部門の業務効率向上と全社の生産性向上に貢献します。
自動キャンセル機能により、使われない予約が即座に解放され、必要な人が使える会議室が増加します。これは費用対効果の高いバーチャルな会議室増設と言えます。
リアルタイムでの予約情報管理により、手作業でのダブルブッキングといったヒューマンエラーは発生しません。
チェックイン機能や利用ログにより、どの会議室が、いつ、どれくらい使われたかの稼働率が正確に把握できます。これにより、空予約が多かった利用者を特定し、指導するなどの運用改善が可能になります。
空予約が減ることで、「予約があるのに使われていない」というストレスが解消され、予約の取りづらさによる社員のストレス軽減につながります。
システムが蓄積する利用履歴データ（利用時間、頻度、空予約率など）を分析することで、適切な会議室の数やサイズ、レイアウトの検討が可能になります。
これらの効果は、社員にとって働きやすいオフィス環境の構築を後押しし、全社の生産性向上へとつながります。
オフィスの見直し、新しい働き方への対応をサポートするスマートオフィスソリューション「Nimway」のサービスについてをまとめた資料です。
空予約の主な原因は、予約キャンセル忘れや仮予約の放置であり、これが会議室不足や稼働率の低下、ひいては全社の業務効率向上を妨げています。
まずは、費用をかけずにできる対策として、会議開始後一定時間経過で利用がなければキャンセル可能とするなどのルール策定と運用改善が重要です。しかし、根本的に問題を解消し、社員のストレス軽減を実現するには、ITツールの導入が最も効果的です。
特に、会議室予約システムが持つ「自動キャンセル」機能や「チェックイン機能」は、空予約やダブルブッキングを自動で防ぐための鍵となります。そのため、空予約の根本的な解消を目指すのであれば、貴社に最適な会議室管理システムを導入することをおすすめします。
スマートオフィスソリューション「Nimway」は、部屋・座席、フロア、拠点など各スペースごとの実際の稼働率やピークタイムを把握し、導入効果の可視化や改善検討に活用できます。
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