「会議室予約システムを導入したのに、空予約が一向に減らない」
「チェックイン操作のし忘れなどで運用が定着しない」
このようなお悩みを抱えている担当者様も少なくないのではないでしょうか？また、DXの一環として高機能なシステムを導入したにもかかわらず、なぜ現場では定着せず、期待した効果が得られないのでしょうか？
その原因の多くは、システムそのものの機能不足ではなく、「入退室の検知方式」や、それに伴う「ユーザーの手間」が考えられます。検知方式の選択を誤ると、社員に新たな負担を強いることになり、運用は形骸化してしまいます。
本記事では、会議室予約システムの主要な検知方式である「センサー型」と「ビーコン型（およびQRコード型）」の違いを比較し、「運用の定着」と「正確なデータ取得」という観点から、貴社の課題解決に最適な選び方を解説します。
会議室予約システムにおいて、利用者の入退室（利用開始・終了）を検知する方法は、主に「QRコード型」「ビーコン型」「センサー型」の3つに分類されます。それぞれの特徴と、運用定着の鍵となる「実行率」の違いを見ていきましょう。
会議室の入り口や机に設置されたQRコードを、利用者がスマートフォンで読み取ることでチェックイン/アウトを行う方式です。
会議室に設置したビーコン端末が、利用者の持つスマートフォン（専用アプリ）のBluetooth電波を検知し、チェックインを行う方式です。
天井や机の下に設置した人感センサーが、人の動きや在席を感知して、自動的にシステム上のステータスを「利用中」や「空室」に切り替える方式です。
| 比較項目 | センサー型 | ビーコン型 | QRコード型 |
|---|---|---|---|
| ユーザーの手間 | なし（完全自動） | 小（スマホ携行・設定必須） | 小（スマホ携行・設定必須） |
| 検知精度(確実性) | 高 | 中（電波干渉のリスクあり） | 高（操作さえすれば確実） |
| 導入・設置 | 機器設置 | 機器設置 | コードを貼る |
| 運用定着(実行率) | 限りなく実態に近い | 約60% | 約30% |
※運用定着率：弊社独自調べ
システム導入で最も恐れるべきは、「社員に使われないこと」です。どんなに高機能な分析機能があっても、入力されるデータ（チェックイン情報）が入っていなければ、何の意味もありません。
弊社が調査した各方式の「実行率（正しくチェックイン/アウトが行われる割合）」のデータは以下の通りです。
「スマホを取り出して読み取る」という動作が面倒で、形骸化しやすい傾向にあります。
スマホの持ち忘れや、バッテリー節約のためにBluetoothをオフにしている場合など、検知漏れが発生します。
操作が一切不要なため、利用者の意識に依存せず、センサーが正常稼働している限り、確実にデータを取得できます。
従業員数が多くなるほど、「全員に運用ルールを徹底させる」ことは困難になります。この「実行率の差」が、そのまま「システム導入の成否」に直結すると言っても過言ではありません。
比較的安価に導入できることから検討されることの多いビーコン型ですが、大規模オフィスでの運用にはいくつかの課題が存在します。
センサー型と比較して機器が安価なケースが多く、初期費用を抑えやすい傾向があります。
スマートフォンのアプリと紐づくため、「誰が」その部屋を利用しているかを特定しやすいという利点があります。
「社用スマホの支給が必須」「アプリのインストール必須」「常にBluetoothをオンにする必要がある」「社用スマホを全員に貸与していない」など、ユーザー側の環境に強く依存します。私用スマホの利用（BYOD）を認めていない企業や、PCのみで会議室へ移動する文化のある企業では、検知ができません。
Bluetoothの電波強度は環境によって変動します。壁が薄い会議室やガラス張りの部屋では、「隣の部屋にいるのに検知してしまう（誤検知）」や「部屋にいるのに検知しない」といったトラブルが発生しやすく、利用者からの問い合わせ対応に情シス部門が追われるリスクがあります。
「常に会社に居場所を監視されているようだ」と、従業員が心理的な抵抗感を抱く場合があります。これはエンゲージメント低下の一因になりかねません。
センサー型は、機器設置の手間こそありますが、導入後の運用メリットが圧倒的に大きいのが特徴です。
利用者は「部屋に入って座るだけ」です。チェックイン操作を忘れる心配も、スマホを持ち歩く必要もありません。教育コストをかけずに、導入初日から運用が定着します。
センサーが「人がいない」と判断すれば、即座にシステム上の予約を自動でキャンセル（リリース）扱いにできます。これにより、「予約されているが使われていない会議室（空予約）」が即座に解放され、他の人が使えるようになるため、会議室の回転率が向上します。
カメラではなく人感センサー（熱検知など）を使用するため、「誰か」ではなく「人がいるか」のみを検知します。個人のプライバシーを侵害することなく利用状況を把握できるため、会議室だけでなく、フリーアドレスの座席などスペースの混雑状況を可視化するといった運用にも適しています。
電源確保のための配線工事や、天井への設置作業が必要になる場合があります。また、センサーの購入コストが発生します。
※「Nimway」で採用しているセンサーは、ワイヤレスかつ電池式です。天井やデスクの裏面に貼り付けるだけで設置が完了するため、大掛かりな配線工事は不要です。オフィスのレイアウト変更や移転時にも柔軟に対応できます。
どの方式を選ぶべきか迷った際、判断基準となるのは「企業規模」と「導入目的」です。
従業員数が数十名程度の小規模オフィスであれば、QRコード型やビーコン型でも、「チェックイン忘れてますよ」と声を掛け合うことで運用カバーが可能かもしれません。
しかし、100名を超える規模や、フロアが複数にまたがるオフィス、あるいはハイブリッドワークで出社メンバーが流動的な環境では、管理者の目は届きません。「操作が必要」というだけで、運用の形骸化を避けることは難しくなります。
管理コストをかけずにシステム運用を定着させるには、「人の意志に頼らない自動化（センサー型）」が必須条件となります。
会議室予約システムを導入する目的の一つに、「オフィスの利用実態を把握し、移転やレイアウト変更に活かす」ことが挙げられます。
もし、ビーコン型（実行率60%）で取得したデータを基に、「会議室の稼働率は60%程度だから、移転時に会議室を減らそう」と判断したらどうなるでしょうか？
実際には検知漏れがあっただけで、本当はフル稼働していたかもしれません。その結果、移転後に「会議室が全然足りない」という事態に陥るリスクがあります。
「実態に限りなく近い」実データがあってこそ、適正な会議室数や面積の算出、そして無駄な賃料の削減といった、精度の高い経営判断が可能になります。
スマートオフィスソリューション「Nimway（ニムウェイ）」は、高精度な人感センサーを核とした、運用の手離れが良いシステムです。
独自の人感センサーにより、入室・退室を正確に検知。スマホ操作は一切不要です。
Microsoft 365 (Outlook) や Google Workspace と双方向で連携。普段お使いのカレンダーから予約すればNimwayに反映され、予約変更もカレンダーに即時同期されます。
会議室だけでなく、フリーアドレス座席、ハドルスペース、フォンブースなど、あらゆるワークスペースの利用状況をマップ上で一元管理・分析できます。
実際にNimwayを導入した企業では、「会議室が足りない」という現場の声を受けて実態調査を行ったところ、多くの「空予約」が判明。センサーによる自動キャンセル機能を活用することで、増床工事を行うことなく会議室不足を解消し、コスト削減に成功しています。
いいえ、大掛かりな工事は不要です。
Nimwayのセンサーは電池式でワイヤレス（無線）通信を行います。天井面やデスクの裏にテープ等で貼り付けるだけで設置が完了するため、電源工事や配線工事は原則不要です。既存のオフィスへの後付け導入も容易に行えます。
個人のプライバシーを侵害することはありません。
使用しているのはカメラではなく「人感センサー（動きや熱を検知）」です。「誰がいるか」ではなく「人がいるかどうか」のみを判定するため、個人の特定や監視には繋がりません。匿名性が保たれるため、従業員の方にも安心して受け入れていただけます。
およそ2ヶ月程度でご利用開始いただけます。
フロア図のご提供から、マップ作成、機器準備、設置を経て、概ね2ヶ月程度での導入が可能です。お客様側の作業負担を最小限に抑えた導入プロセスをご用意しています。
会議室予約システムの選定において最も重要なのは、機能の多さではなく「社員が意識せずに使い続けられるか（運用が定着するか）」です。
どれほど安価なシステムでも、使われなければ無駄な投資になりかねません。一方で、センサー型システムは、機器コストがかかったとしても、「教育コストゼロ」「運用管理コストの削減」「正確なデータによるオフィス賃料の最適化」というリターンをもたらします。
特に従業員数が100名以上の組織において、ストレスフリーで確実なデータ活用を実現するなら、選択肢は「センサー型」一択と言えるでしょう。
「自社のオフィスではどれくらいのコスト削減効果が見込めるか？」
「実際の画面やセンサーの挙動を見てみたい」
とお考えの担当者様は、ぜひ、下記のサービス資料をご覧ください。
オフィスの見直し、新しい働き方への対応をサポートするスマートオフィスソリューション「Nimway」のサービスについてをまとめた資料です。
ワークスペース管理やデータ分析を可能にするスマートオフィスソリューション「Nimway」を提供するとともに、フリーアドレスやABWを導入する企業のオフィス環境構築を支援。これからオフィス環境の変革を検討したい企業様に向けて、その経験やノウハウを公開していきます。