従来より推進されてきたテレワークによる働き方は、出社が難しくなったコロナ禍を経て急速に普及してきました。
ここ数年では、テレワークとオフィス出社を組み合わせた「ハイブリッドワーク」をはじめとする、*ABWやフリーアドレスは社員の働き方を柔軟にし採用する企業が増えています。
しかしこれらの普及に伴い、オフィス運用をどうすれば良いのか、新たな課題に頭を抱える総務担当者様も多いのではないでしょうか。
「誰が出社しているのか分からず、ハイブリッドワークのメリットが活かされていない」
「ABWやフリーアドレスにしたが、同僚がどこにいるかわからない」
「会議室は予約で埋まっているのに、実際には使われていない部屋がある」
こうした課題を解決するキーワードとして、近年注目を集めているのが「オフィスソリューション」です。しかし、この言葉は一般的に広い範囲で使われる言葉であり、具体的に何を指し、自社にはどのようなシステムが必要なのか迷われることも少なくありません。この記事では、ハイブリッドワークに求められる「オフィスソリューション」の定義を整理し、ハイブリッドワーク特有の課題を解決するための具体的な機能やメリットについて解説します。
*ABWとは：Activity Based Workingの略で、仕事の内容や目的に合わせてオフィス内外の働く場所や時間などを社員が自由に選択できる柔軟な働き方を指します。活動に最適な場所を選択出来ることで生産性の向上を目指します。
まず、「オフィスソリューション」という言葉が何を指しているのか、その定義と現在求められる環境の変化について整理していきましょう。
一般的に「オフィスソリューション」という言葉が使われる場合、それは「オフィスの課題を解決するための製品・サービス全般」という非常に広い意味を持っています。
従来、この言葉は主に「ハードウェア」や「物理的な環境整備」を指すことが多くありました。例えば、以下のようなものがこれに当てはまります。
これらはもちろん、快適なオフィスを作る上で欠かせない要素です。
しかし、働き方が多様化した現在では、単に「良い椅子を入れる」「レイアウトを変える」だけでは解決できない課題が増えてきました。
この記事では、現代のハイブリッドワーク環境下で特に重要視されている、「働く場所や環境をデジタル技術（IT）で最適化する仕組み」をオフィスソリューションと定義して解説を進めます。
具体的には、以下のような「システム・アプリケーション領域」がこれに当たります。
これらは「ワークプレイス・テクノロジー」とも呼ばれ、物理的なオフィス（ハード）と、そこで働く人々（ソフト）を、デジタル技術でなめらかに繋ぐ役割を果たします。家具などのハードウェアと、管理システムなどのソフトウェアがうまく連動して初めて、今求められる「オフィスソリューション」は完成すると言えるでしょう。
なぜ今、アナログな管理ではなく、ITベースのオフィスソリューションへの投資が必要なのでしょうか。
その最大の理由は、ハイブリッドワークによって「人」と「場所」の動きが流動的になり、可視化が困難になったからです。
全員が「固定席」で毎日出社していた時代であれば、オフィスを見渡せば誰がいるかわかりましたし、空いている会議室も目視で確認できました。
しかし、フリーアドレスやテレワークが普及した今、目視確認だけでオフィスの状況を把握することは難しくなっています。
「誰がどこにいるかわからない」「どのスペースが余っているかわからない」といった状態は、業務効率を低下させるだけでなく、不要な賃料コストを生み出す原因にもなります。
企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）は、業務プロセスだけでなく、働く環境そのもの（ファシリティマネジメント）さらには社員の会社へのエンゲージメントにも及んでいます。
データを活用してオフィスの利用状況を可視化し、最適化していくこと。
それが、今企業に求められているオフィスソリューションの本質的な役割なのです。
ITベースのオフィスソリューションを導入することで、具体的にどのような現場の課題が解決できるのでしょうか。
ここでは、「ハイブリッドワーク」や「フリーアドレス」導入企業が直面しやすい「3つの大きな課題」に焦点を当てます。
オフィスをフリーアドレス化した多くの企業で発生するのが、「席探し」と「人探し」による時間のロスです。
こうした状況は、従業員にとってストレスとなります。ある企業の調査によると、ビジネスパーソンが探し物に費やす時間は年間150時間にも及ぶと言われています。
書類探しだけでなく、「場所」や「人」を探す時間もここに含まれています。
本来、業務に集中すべき時間を「探すこと」に費やしてしまうのは、企業にとって大きな損失です。また、コミュニケーションを取りたい相手が見つからないことは、チームの連携不足や孤独感にもつながり、エンゲージメント低下のリスクも孕んでいます。
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総務担当者を悩ませる代表的な課題が、会議室の「空予約（カラ予約）」問題です。
グループウェア上のカレンダーでは「予約済み」になっているのに、実際に行ってみると誰も使っていない。
とりあえず場所だけ確保しておこうという心理や、会議がキャンセルになった際の予約解除忘れが主な原因です。
この「空予約」が常態化すると、本当に会議室を使いたい社員が予約できず、重要なミーティングの開催が遅れたり、わざわざ外部の貸会議室を借りたりといった無駄が発生します。
物理的には空いているのにシステム上は満室という状態は、オフィスリソース（資産）を有効活用できていない典型的な例であり、オフィスソリューションによる解決が急がれます。
ハイブリッドワークでは、出社組とリモート組が混在するため、コミュニケーションの分断が起こりやすくなります。「今日は誰が出社しているのか」を把握できていないと、雑談やちょっとした雑談や相談のきっかけが失われ、何かの気づきや業務のヒントになるような会話が減少してしまいます。
また、管理部門の視点では「労務管理」の複雑化も課題です。
Excelや紙の座席表を使って「誰がどこに座ったか」を記録させている企業もありますが、これは入力する社員にとっても、集計する管理者にとっても大きな負担です。前章で挙げた課題に対し、現代のオフィスソリューションはどのような機能で解決を図れるのでしょうか。
ここからは、具体的な機能とその導入メリットを解説します。
座席や会議室の管理システムを導入するメリットは、自由な働き方を推進するABWやハイブリッドワークの効率的な仕組み作りができることにあります。
現在のオフィスの在席状況や空いているブースを一目で確認し、その場でPCやスマホを用いて簡単に予約が出来ます。
また出社を予定する社員が自宅から座席を確保できれば、「席がないかもしれない」というハイブリッドワーク特有の不安を感じることなく出社できます。
また無駄の多かった会議室の運用も改善されます。人感センサーやチェックイン機能と連動し、予約開始時刻を過ぎても利用（入室）が確認できない場合、システムが自動的に予約をキャンセルし、空き枠として解放します。
ある企業では、この機能を導入したことで会議室の実質稼働率が20%以上向上したという事例もあります。
人の意識に頼るのではなく、システム側でリソースを最適化するアプローチが、現代のオフィスソリューションには求められています。
「人探し」の課題を解決するのが、位置情報技術を活用した「在席管理システム」です。
例えば、「Aさんと打ち合わせがしたい」と思った時、検索機能を使えばAさんの現在の居場所（座席や会議室）がすぐに分かります。
広いオフィス内を探し回る必要がなくなり、対面でのコミュニケーションをすぐに取ることができます。
また、「近くに〇〇さんがいるから、ついでにあの件も話しておこう」といった座席位置の可視化によって生まれるコミュニケーションも期待できます。
また、入退室管理システムと連携させることで、出社履歴の自動記録も可能になります。総務担当者は手動での集計作業から解放され、より重要な業務に時間を割くことができるようになります。
デジタルなオフィスソリューションの導入は、「オフィスの利用データを蓄積できる」という経営的なメリットももたらします。
どの会議室が人気なのか、どのエリアの座席が使われていないのか、曜日や時間帯による混雑率はどう変化するのか。これらをヒートマップやグラフとして可視化することができます。
このデータは、オフィスのレイアウト変更や、増床・縮小（減床）を検討する際の判断材料となります。「感覚的に狭い気がする」ではなく、「データを見るとこのエリアの稼働率は30%なので、ここを縮小してミーティングブースを増やそう」といった、データドリブンなファシリティマネジメントが可能になります。
無駄なスペースを削減し、賃料や光熱費などの固定費を最適化することは、経営効率の向上に直結します。オフィスソリューションは単なる便利ツールではなく、コスト削減のための投資でもあるのです。
この記事では、ハイブリッドワーク時代における「オフィスソリューション」の定義と、導入によって解決できる課題について解説しました。
オフィスソリューションは、単なる「座席予約ツール」や「管理システム」ではありません。それは、働く社員から「場所を探す」「人を探す」という無駄な時間を排除し、本来の業務やコミュニケーションに集中できる環境を作るための「組織のOS（基盤）」とも言える存在です。
これらの機能を持つソリューションを導入することは、社員のエンゲージメント向上と、企業の生産性向上への確かな投資となります。
ワークスペース管理やデータ分析を可能にするスマートオフィスソリューション「Nimway」を提供するとともに、フリーアドレスやABWを導入する企業のオフィス環境構築を支援。これからオフィス環境の変革を検討したい企業様に向けて、その経験やノウハウを公開していきます。