「どれだけの従業員が実際に出社しているのか？」
「従業員はオフィス空間をどのように使っているのか？」
こうした基本的な問いに自信を持って答えられる企業は、実はあまり多くありません。
ここでの本質的な問いとは、「データに裏付けられた正確な指標がないままで、従業員にとって理想的な職場や企業全体の成功につながる職場をどうやって実現できるのか？」という点に集約されます。
こうした課題を解決するため、近年のオフィスでは会議室やデスクに稼働状況センサーが導入する動きが進んでいます。これらのセンサーは、職場環境の改善のための定量的なデータを提供し、オフィス空間に関する幅広い疑問に対する答えを導く手助けとなります。本記事では、企業がオフィス環境の向上を目的に稼働状況のモニタリングをする主な３つの理由をご紹介します。
従業員がより働きやすいオフィス環境作りとして、稼働状況のモニタリングは非常に有効です。人事担当者、ワークプレイスマネージャー、ファシリティマネージャーなどの関係者がこのデータを活用することで、従業員が職場に対して抱える不満や課題を可視化できるようになります。
例えば、「会議室の予約状況」と「実際の使用状況」とのギャップは、特に重要な指標の一つです。実際には空室になっている会議室が見た目上は予約済みになってしまっているーこうしたケースは発生していないでしょうか？稼働状況のモニタリングは、こうした非効率を明らかにするだけでなく、より適切な会議室・デスク予約の運用にも役立ちます。
センサーを導入することで「いつ部屋が使用されているか」「いつ空きになるか」をリアルタイムで把握できるようになるため、予約運用全体が非常にスムーズになります。
オフィス運営におけるコスト効率を重視する関係者、例えばファシリティマネージャーや総務部など、施設のコスト効率に責任を持つ関係者にとっても正確な稼働データは大きな価値を持ちます。稼働率、利用率、出社傾向といった情報は、「そのオフィススペースがどれだけ効率的に使われているか」を正確に把握するための鍵となります。
昨今ではハイブリッドワークや柔軟な働き方が企業の魅力向上や生産性向上につながっていますが、その一方で「日々どれだけの従業員が出社しているのか」「どのスペースがよく使われているのか」「何時ごろが出社のピークなのか」といった基本情報が正確に把握できていない企業も少なくありません。こうした状況において、リアルタイムでの稼働モニタリングは、これらの問いに対して明確な答えを提供します。
オフィスが果たすべきもう一つの重要な役割は、「必要なリソースを、必要な数だけ、適切なタイミングで提供すること」です。この点においても稼働状況モニタリングは大きな効果を発揮します。
IT担当者、ワークプレイスマネージャー、ファシリティマネージャー、総務部といった、設備やリソースの可用性に責任を持つ関係者は、このデータに基づき、より正確な計画が立てられます。たとえば、出社傾向を把握できれば、必要な設備やスペースの計画も容易になります。「いつ、どれだけの人数が、どこで働いているのか」といった長期的な傾向が分かれば、会議室や作業スペース、ITインフラの整備も的確に行えます。さらに、オフィス入館予約システムと連携させることで、今後の出社状況の精度も向上します。
適切なスペース活用指標を用いることで、多様な部門の関係者が連携しながら、単にコスト効率の向上だけでなく、オフィスを通じた企業価値向上の源泉として活用できるようになります。
オフィスマネージャー、ファシリティマネージャー、企業不動産担当者、ITマネージャー、人事担当者 すべての関係者が共通の理解を持つことで、「従業員数」「働き方」「ワークプレイス戦略」「従業員のニーズ」と「オフィス空間」との最適なバランスを築くことができるのです。
スマートオフィスソリューション「Nimway」は、部屋・座席、フロア、拠点など各スペースごとの実際の稼働率やピークタイムを把握し、導入効果の可視化や改善検討に活用できます。
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