働き方の多様化が進む中、オフィス戦略の要として「フリーアドレス」を導入する企業が増えています。
固定席を廃止し、社員が自由に席を選べるスタイルは、コミュニケーションの活性化やスペース効率の向上といった多くのメリットをもたらします。
しかし、いざ運用を始めてみると、「出社したのに座る席がない」「上司や同僚がどこにいるかわからない」といった新たな課題に直面するケースも少なくありません。
こうしたフリーアドレス特有の混乱を解決し、ハイブリッドワーク時代のオフィスを成功に導く鍵となるのが「座席管理システム」です。
この記事では、フリーアドレス運用における座席管理の重要性と、システム導入による具体的な解決策について解説します。
コロナ禍を経て、リモートワークとオフィス出社を組み合わせる「ハイブリッドワーク」が新しい働き方として定着しつつあります。
かつてのオフィスは「個人の作業場所」としての役割が主でしたが、現在は「新たな協業スタイルによる効率UP」や「企業文化の醸成」といった役割が求められています。また、経営的な視点からは、出社率の変化に合わせて固定席を廃止し、スペース効率を上げてコストを最適化したいというニーズも高まっています。
こうした背景からフリーアドレスの導入が進んでいますが、単に席を自由にするだけでは運用がうまくいかないのも事実です。
そこで重要性を増しているのが、デジタルツールを活用した「座席管理」という考え方です。
フリーアドレスは、部署の垣根を超えたコミュニケーションを生み出し、業務内容に合わせて働く場所を選ぶABW（Activity Based Working）を促進するなど、本来多くの価値を持っています。
しかし、現場では以下のような「3つの落とし穴」が発生しがちな側面も持っています。
「今日はチームで集まりたいのに席が空いていない」「集中ブースを使いたいが満席だ」――。いざ出社しても座る場所がなく、空席を探してオフィス内を歩き回るタイムロスが発生してしまいます。これでは業務効率が下がるだけでなく、出社すること自体がストレスになりかねません。
本来は自由であるはずの座席が、「ここは私の場所」という暗黙のルールや、モニターなどの設備機器の都合によって固定化してしまう現象です。これでは組織のサイロ化が解消されず、フリーアドレスの導入目的が形骸化してしまいます。
「あの上司に承認をもらいたいが、今日来ているのか？」「あのチームのメンバーはどこにいる？」など、人探しのための時間が発生します。広いオフィス内を探し回る手間を避けるため、対面での会話を諦めてチャットで済ませてしまうなど、コミュニケーションの機会や質が低下する恐れもあります。
関連記事：ABWとフリーアドレスの違いを徹底解説
従来のようなアナログなホワイトボードやマグネットによる座席管理では、更新の手間がかかる上に、リアルタイム性がありません。ハイブリッドワーク時代においては、以下の理由からデジタルな「座席管理」が不可欠となります。
ハイブリッドワークでは、自宅やオフィス（またはその他の作業スペース）など、多様な場所で働く社員の状況を把握する必要があります。「今、誰が出社しているか」「どこにいるか」をPCやスマートフォンから瞬時に把握できる環境が、スムーズに業務を進める前提となります。
デジタルな座席管理システムであれば、出社前に座席を予約することが可能です。「出社すれば確実に席がある」という安心感が心理的ハードルを下げ、出社後のスムーズな業務開始をサポートします。
座席管理システムの中には、社員名を検索して、居場所を把握できるものもあります。広いオフィスでも迷わず合流でき、チームワークを妨げません。また、位置情報を共有することで、「話しかけやすいタイミング」も掴みやすくなります。
座席管理システムには、主に以下の3つのタイプがあります。自社の働き方や課題に合わせて適切なものを選ぶことが重要です。
システムを選ぶ際は、以下のポイントを意識しましょう。
関連記事：「座席管理システム」導入ガイド
座席管理システムの導入は、単なる「場所取り」の効率化だけではありません。システムに蓄積される「利用データ」を活用することで、データに裏付けされたファシリティマネジメントが可能になります。
これまでのオフィス運営は、「このエリアは人が少ない気がする」「人気エリアが偏っている気がする」といった感覚に頼りがちでした。座席管理システムのデータを分析することで、実際の稼働率に基づいた、根拠のあるレイアウト変更が可能になります。
データを分析すると、「人気だと思っていた固定席エリアが実はあまり使われておらず、逆にオープンエリアが常に満席で機会損失を生んでいた」といった事実に気づくことがあります。また、各エリアの稼働率を正確に把握することで、増床や減床、あるいは賃料コストの適正化といった経営判断を的確に行うことができます。
特定の部署間でのコミュニケーション頻度などを分析し、意図的な座席配置のシャッフルなどを企画することも可能です。データをもとに環境を変化させることで、組織の活性化を促すことができます。
フリーアドレス導入において、座席管理システムは単なる「管理ツール」ではありません。それは、社員一人ひとりがストレスなく、快適に働くためのインフラであり、企業にとってはオフィスの価値を最大化するための投資です。
「席がない」「人が見つからない」といった現場の不満を解消し、データに基づいた継続的な改善を行うことで、ハイブリッドワーク時代の理想的なオフィス環境を実現しましょう。まずは、自社の課題に合わせた座席管理の方法を検討してみてはいかがでしょうか。
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