「会議室がいつも埋まっていて予約できない」「急な打ち合わせで使える部屋がない」といった声が、従業員から寄せられていませんか？
その一方で、予約カレンダー上は満室なのに、実際には誰も使っていない「空予約」状態の会議室が目立つ、こうした問題は、多くの企業の総務・オフィス管理担当者を悩ませる共通の課題です。
この記事では、なぜ会議室が非効率な状態に陥るのか、その背景にある課題を深掘りします。そして、現状を正確に把握するための「利用状況の可視化」から、具体的な改善策までを3つのステップで解説します。
多くの企業で会議室不足が散見される中、その根本的な原因は部屋の絶対数が足りないことだけではないかもしれません。原因の多くは、会議室の運用方法に潜んでいる可能性があります。
まず代表的なのが、「空予約」の問題です。とりあえず押さえたものの、予定変更でキャンセルし忘れたり、参加者が集まらずに別の場所で打ち合わせをしたりといった理由で、予約だけが残ってしまうケースです。これにより、他の本当に会議室を必要としている従業員が利用機会を失ってしまいます。
また、「過剰な予約」も一因です。30分で終わる打ち合わせのために1時間枠で予約したり、3人の会議に10人用の大会議室を押さえたりするなど、必要以上のリソースを確保してしまうことで、全体の稼働効率が著しく低下します。
これらの問題は、従業員のモラルだけに起因するものではなく、「予約・利用に関する明確なルールがない」、「利用実態を誰も把握できていない」といった管理体制の不備が背景にあることがほとんどです。
会議室の非効率な利用は、単なる「不便さ」だけで済む問題ではないかもしれません。ここでは、非効率な会議室運用がもたらす3つのリスクについて解説します。
必要な時に会議室が使えないことで、意思決定のスピードが遅れたり、チームのコミュニケーションが阻害されたりします。会議室を探し回る時間そのものが無駄なコストであり、従業員は本来の業務以外の問題にリソースが奪われてしまいます。
「いつも同じ部署が会議室を独占している」「役職者が優先される」といった状況は、従業員の間に不公平感を生み、エンゲージメントの低下を招きます。予約の取りにくさは日々の業務におけるストレスとなり、従業員の働きがいを阻害する要因にもなり得ます。
利用実態のデータがないまま「会議室が足りない」という声だけを頼りに増設を検討するのは非常に危険です。もし非効率な利用が原因であれば、本来は不要なオフィス増床や賃料、光熱費といった固定費を払い続けることになります。現状の会議室の利用状況を可視化し、稼働率を最適化することが、コスト削減の第一歩です。
課題を解決し、会議室を効率的な状態へ導くために利用状況を把握するには、以下の3つのステップで進めることが効果的です。
まずは、思い込みや感覚ではなく、データに基づいて現状を正確に把握することから始めます。どの会議室が、いつ、誰に、どれくらいの時間利用されているのか。また、空予約はどれくらい発生しているのかを「可視化」します。
手作業での入退室記録やExcelでの集計は、手間がかかる上に正確性に欠け、担当者の大きな負担となります。ここで重要になるのが、データ活用の視点です。
会議室予約システムのレポート機能などを活用すれば、会議室ごとの稼働率や予約時間と実利用時間の乖離などを自動で集計でき、客観的なデータに基づいた判断が可能になります。
事例：ワークスペース利用状況の可視化でグループ間のコミュニケーション活性化と新たなシナジーを生み出す｜セガサミーホールディングス株式会社
https://nimway.sonynetwork.co.jp/casestudy/002.html
現状が可視化できたら、次に行うべきは運用ルールの見直しです。形骸化したルールではなく、従業員が納得し、守りやすいルールを策定・周知することが重要です。
1時間単位だけでなく、15分や30分単位での予約を許可し、短時間の打ち合わせに対応しやすくする。
「予約開始時刻から10分経過しても利用がない場合は自動キャンセル」といったルールを設ける。
数ヶ月先の予約を制限し、直近で必要な会議を優先できるようにする。
少人数の会議で大きな部屋を予約することを制限し、リソースの最適化を図る。
これらのルールは、会議室管理システムと組み合わせることで、より徹底しやすくなります。
手動での管理や従業員個人に頼るには限界があります。会議室管理システムを導入することで、効率的かつ正確な会議室管理が実現できます。
グループウェア（Microsoft 365、Google Workspaceなど）と連携し、予約から変更、キャンセルまでをスムーズに行えます。
利用状況の分析・レポーティング機能や、空予約の自動キャンセル機能を備えたものも多く、管理業務を大幅に効率化し、会議室やオフィススペースの利用状況の可視化を可能にします。
会議室のドアや天井に設置し、人の在室・不在を検知します。QRコード型や会議室前の部屋前端末タッチ式のものだと利用者の対応漏れが発生しますが、センサーによる自動チェックインであれば正確な利用状況を感知することができます。
また、予約システムと連携させることで、予約時間になっても人が入室しない場合に自動で予約をキャンセルし、会議室を解放することができます。これにより、空予約問題を根本的に解決します。
会議室の入口にタブレット端末などを設置し、現在の利用状況や次の予約情報を表示します。その場で予約を入れたり、利用時間を延長したりできるため、利便性が大きく向上します。
オフィスの見直し、新しい働き方への対応をサポートするスマートオフィスソリューション「Nimway」のサービスについてをまとめた資料です。
本記事では、多くの企業が抱える会議室の課題を起点に、その背景、放置するリスク、そして具体的な改善策を3つのステップで解説しました。
会議室は、企業のコミュニケーションと意思決定を支える重要なインフラです。その利用状況を最適化することは、単なるコスト削減に留まらず、従業員が働きやすい環境を整備し、企業全体の生産性を向上させるための重要な投資と言えます。
まずは自社の会議室の利用状況をデータで「可視化」することから始めてみてはいかがでしょうか。
スマートオフィスソリューション「Nimway」は、部屋・座席、フロア、拠点など各スペースごとの実際の稼働率やピークタイムを把握し、導入効果の可視化や改善検討に活用できます。
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