2024年11月、ソニー本社ビルにてオフラインイベント「総務・オフィスDXのアレコレ！担当者のお困りごと○○が解決します！」を開催しました。
本イベントでは、ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社（以下、弊社）のオフィス移転の経験をもとに、オフィス移転プロジェクトの進め方やオフィス・働き方の指針をご紹介し、オフィスソリューション「Nimway」(ニムウェイ)を実際に体験していただきました。
本記事では当日の弊社総務部長渡辺の登壇内容の一部とハイライトをご紹介いたします。
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社
経営基盤部門総務部部長 渡辺
グループ会社のソニービズネットワークス株式会社に会社設立から参画し、人事総務・経営企画などバックオフィス業務全般に従事。
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社の本社移転プロジェクトを推進し、現在は総務部長を務める。
弊社は2022年10月に旧オフィス（固定席制かつ9フロア）から現オフィス（フリーアドレス制かつ2フロア）へと大規模な移転を行いました。オフィス移転を経験した弊社だからこそ他の企業様がオフィス移転やオフィス改革をする際の参考に少しでもなればと思い、このような機会を企画しました。
加えて「普段なかなか交流することのない他社の総務部や情報システム部をはじめとしたご担当者さまと悩みや意見を共有する場にしていただきたい」という思いのもと開催いたしました。
本イベントでは３つに分かれたセッション、①「弊社が体験したオフィス引越しのアレコレ」、②「オフィスソリューション「Nimway」のご紹介と体験」、③「参加者コラボレーション」の中で、弊社オフィス移転の取り組みのご紹介や意見交流を実施いたしました。
セッション①ではオフィス移転プロジェクトのコアメンバーを務めた総務部部長の渡辺が登壇し、オフィス移転の流れやノウハウなどを紹介いたしました。イベントの中で渡辺よりご紹介しました内容の一部を掲載いたします。
渡辺：常に心に留めるようにしているのは「戦略総務」というキーワードです。守りの業務も必要な総務部ですが、それだけでなく自分たちで積極的に会社の経営課題を捉えて、業務効率化やイノベーションの創出に貢献していくことが、理想的な在り方だと考えています。
写真は弊社独自の取り組みの一つ、無料コーヒーマシンコーナー「Howdy Café」導入の様子。
“Howdy”は“How do you do”を省略したスラングで、気さくな挨拶を意味します。単に「コーヒーを飲む場所」としてだけでなく、コーヒーを片手に気軽に声をかけあい、コミュニケーションや繋がりが生まれる場所になるようにという思いのもと、Howdy Caféを設けました。
オフィス移転プロジェクトを推進する中で渡辺が目指したオフィスのあり方についてもご紹介いたしました。
渡辺：私たちが目指したオフィスの在り方は、出社時の業務生産性の向上、コミュニケーションの活性化、イノベーションの促進です。その手段として「ABW」※１と「スマートオフィス」※２を取り入れることで、目指すオフィスの実現ができたと考えています。
※１ ABW：「今日は自宅で資料作成、明日はオフィスでミーティング」など、オフィス内外を問わず、社員が業務内容に応じて働く場所を柔軟に選択できるワークスタイル。
※２ スマートオフィス：IoT機器やAI、クラウドサービスなどを活用して、業務効率化を高めたオフィス。
セッション②では、弊社のオフィスソリューション「Nimway」を活用して弊社が行っているオフィスづくりや効果測定についてご紹介いたしました。
渡辺：オフィス移転に際して「より使いやすく変化し続けるオフィス作り」に一役買ってくれたのが、「Nimway」です。オフィス全体の利用状況が把握できるため、どこにどういった什器をいくつ置けばいいのかなどの判断が適切に行えるようになりました。
これによって、座席利用率の可視化やスペースの有効活用が実現できたと考えています。定量的なデータで根拠を示すことで、決裁の判断がしやすい点もポイントです。
また会議室の数には限りがありますが、Nimwayでは会議室の予約・利用状況も可視化できるため、使用頻度の高いスペースは利用の際のルール（予約時間の上限、自動リリース機能など）を機能側で実装することで会議室を有効活用できています。使用頻度の低いスペースはどうすれば利用率が高くなるか、他の用途に変えた方がよいのかなど議論ポイントの１つの指標として活用しています。
こちらのパートではNimwayを利用する際に必要なセンサーなどの実機もご覧いただきました。また、会議室の予約・リリースなどの機能のデモ、分析結果から考えられる施策案のご紹介などを行いました。
ご参加いただいた方々からは「利用状況を把握するにはセンサーが最適であると感じた」といったお声を頂戴しております。
イベント最後のパート「コラボレーションパート」ではスイーツやドリンクをお召し上がりいただきながら、ご参加者の皆さまでディスカッションをしていただきました。
「最新技術や業務効率化できるサービスを用いて、社員働きやすく、仕事が楽しくて仕方ないオフィスを作ることが総務部の使命だと感じている」、「プロジェクトを超えたコミュニケーションが活性化するオフィス作りをしたい」など、業種・業界の垣根を超えて活発な議論が飛び交い、弊社としても新たな気付きを得られる大変貴重な時間となりました。
ご参加者さまにご記入いただいたアンケートの一部をご紹介いたします。
—オフィス移転をプロジェクトとして立ち上げた場合、多くの関係者へ興味、関心、やる気を引き出して行かないとうまく進まないと改めて感じました。
—Nimwayの実機や実際の稼働を直接確認できたり、さまざまな参加者から意見をリアルで聞けたことがとても参考になりました。
Nimwayでは、新しい働き方をサポートするオフィスソリューションとして今後も多くの企業さまに向けて資料配布やイベント開催を予定しております。
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